Gestire un progetto complesso non è come fare una passeggiata nel parco. Quando si parla di project management è necessario chiamare in causa la necessità di capire l’engagement dei membri del team e degli stakeholder, di definire gli obiettivi, il budget e la comunicazione tra i membri del team.

Gestire nel migliore dei modi tutti questi aspetti significa avere delle skill particolari che sono fondamentali per un buon project manager. Per lavorare bene, però, è necessario avere le idee chiare anche su quelli che sono i principali errori che si possono fare quando si opera nel campo del project management.

Poca chiarezza sulla definizione del progetto

Una delle cose più importanti che deve fare il professionista che si occupa di project management è chiarire in maniera definita le caratteristiche del proprio progetto. Peccare da questo punto di vista e mettendo in secondo piano aspetti come gli obiettivi, le sfide da superare e le metriche per il successo significa fallire in partenza. Per evitare questo risultato è fondamentale lavorare con il proprio team per stabilire quelli che devono essere i risultati principali.

Per fare un esempio concreto immaginiamo il caso di un food festival locale, il primo in una determinata località. In questo caso è necessario partire definendo l’obiettivo, che può essere quello di mettere in primo piano un’esperienza facile da fruire e divertentente grazie alla quale i residenti possano acquisire familiarità con le eccellenze della ristorazione locale.

Ovviamente ci saranno diverse sfide da considerare, come per esempio la scelta della location migliore. Bisogna parlare anche di successo, pensando a quelle che possono essere le metriche migliori per definirlo (p.e. il numero di biglietti venduti).

Poca attenzione al ruolo degli stakeholder

Uno dei più grandi errori che può fare chi si occupa di un progetto di project management consiste nel non chiedere sufficiente impegno agli stakeholder. Affinché una squadra lavori nel migliore dei modi, ogni membro deve essere completamente coinvolto nella visione e nel processo. Per tornare all’esempio el food festival, è bene dire che è davvero difficile non trovare degli stakeholder in linea per un evento di questo tipo. Perché tutto funzioni, però, bisogna prendere tutti i soggetti coinvolti nella pianificazione e dare loro una voce.

Mancanza di comunicazione regolare

Tutti i grandi team hanno un particolare in comune: i membri che li compongono comunicano tra loro frequentemente e in maniera efficace. In questi casi è fondamentale lavorare anche in ottica di efficacia, evitando di comunicare troppo. Chi si occupa di project management dovrebbe avere sempre in mente che, in media, i dipendenti controllano le mail 36 volte in un’ora e che ogni volta ci vogliono circa 16 minuti per riprendere l’attenzione.

Questo è un grandissimo spreco di tempo e anche di denaro. La maggior parte degli errori in un percorso di project management può essere evitata gestendo in modo corretto la comunicazione e coinvolgendo le persone giuste. Ciò significa, ovviamente, articolare in maniera chiara tutto quello che riguarda i ruoli dei vari membri del team, che devono avere ben presenti i loro compiti.

Trasmettere informazioni giuste ai membri del team è importante. Lo è altrettanto comunicare in maniera adeguata con gli stakeholder. Per lavorare nel modo giusto è necessario trascorrere del tempo con i membri del proprio team, fare delle domande e dare a ciascuno la possibilità di esprimere la propria opinione. Se si collabora online, è fondamentale impegnarsi a riconoscere i contributi di ciascuno proprio come accade quando si fa una riunione.

Cosa pensi di questi punti? Conosci altri errori che incorrono spesso nelle situazioni in cui ci si occupa di project management? Ti aspettiamo nei commenti!