In un mese ci sono 20 giorni lavorativi, il che vuol dire, in media, circa 3,1 riunioni aziendali ogni giorno. Ottimizzarle significa assicurare alla propria azienda maggior successo e tenere conto dell’importanza del tempo dei membri del team.

Quando si parla di riunioni aziendali è necessario mettere in primo piano l’equilibrio. Per capire meglio come gestirle possiamo richiamare l’immagine del sale a tavola: la giusta quantità è in grado d’insaporire un piatto, mentre eccedere può rovinarlo. Lo stesso vale per i meeting aziendali, che se gestiti male possono intaccare profondamente la motivazione del team. Ecco qualche consiglio per evitare questa situazione.

• Parti con un ordine del giorno chiaro: evita di programmare un meeting aziendale se non hai un ordine del giorno chiaro in mente. Un consiglio pratico utile al proposito consiste nell’inviarlo almeno 24 ore prima a chi parteciperà e nello stabilire un obiettivo finale definito.
• Stabilisci un orario d’inizio e un’ora precisa per la fine: in questo modo consentirai al tuo team di essere maggiormente produttivo e di focalizzarsi meglio sulla concretizzazione degli obiettivi.
• Includi unicamente chi è necessario: un meeting aziendale non è una festa di compleanno e spesso non è necessario far partecipare l’intero team aziendale, ma soltanto alcune persone.
• Inizia in orario: una regola semplice ma importantissima da ricordare e mettere in pratica. Ricorda che è incredibilmente frustrante aspettare troppo l’inizio di un meeting aziendale!
• Dai a ogni persona presente la possibilità di parlare: diversi studi hanno sottolineato che le figure senior dimostrano spesso aggressività nel corso dei meeting aziendali, distruggendo tutte le possibilità d’innovazione in azienda. Per evitare questa deriva è importante dare a ciascun partecipante la possibilità di parlare e di contribuire al raggiungimento dell’obiettivo con il proprio punto di vista personale.
• Stabilisci un no meeting day: i vertici Asana, azienda produttrice di un tool di project management tra i più utilizzati, hanno stabilito un no meeting day ogni settimana, per consentire ai membri del team di essere ai massimi livelli di produttività.

Cosa pensi di questi consigli? Hai già avuto modo di applicarli? Ti aspettiamo nei commenti e sui social con il tuo punto di vista sulle modalità per migliorare le riunioni aziendali!