Grazie alla tecnologia oggi abbiamo la possibilità di tenere sotto controllo con più facilità tutto quello che riguarda la produttività. Dobbiamo però anche affrontare molte fonti di distrazione. Ecco perché, sia quando si lavora in team sia quando si opera da soli, capita spesso di scegliere un’app dedicata alla produttività. Questa opzione è davvero utile?

Secondo un’analisi pubblicata nel 2016 sulle pagine del New York Times non così tanto. I miglioramenti tecnologici di questi anni non sono infatti andati di pari passo con una crescita della produzione. Nel contempo è cresciuto molto l’utilizzo di app dedicate alla produtività. Per avere un’idea chiara in merito è il caso di dare un’occhiata ai dati di questo studio di Tech Crunch.

Ora non rimane che passare in rassegna i consigli migliori per sfruttare al massimo le app dedicate alla produttività.

Usa la tecnologia e non farti usare da essa

In termini di sviluppo delle applicazioni, c’è un trend crescente che tiene conto degli elementi psicologici per migliorare l’esperienza dell’utente. Questa pratica, nota con il nome di Positive Computing, è definibile come un percorso di ricerca e sviluppo della tecnologia che supporta il benessere psicologico e il potenziale umano. Rafael Calvo, Professore presso l’Università di Sidney e direttore del Laboratorio di Positive Computing, classifica la tecnologia in quattro gruppi:

• Tecnologia che non tiene conto del benessere degli utenti
• Integrazione preventiva: gli ostacoli al benessere vengono trattati come errori dell’app
• Integrazione attiva: in questo caso si parla di una tecnologia che tiene conto del benessere degli utenti ma che non lo considera come il principale obiettivo
• Integrazione dedicata: tecnologia che ha proprio l’obiettivo di favorire il benessere dell’essere umano, attraverso approcci come la Mindfulness o il fitness

Questi quattro punti possono aiutare a capire che, quando si pensa a un’app per migliorare la produttività del proprio team, è necessario pensare ai benefici specifici della suddetta. Per fare un esempio specifico, chi cerca un’app per migliorare la gestione del tempo, dovrebbe orientarsi su una soluzione in grado di dire anche quante ore si spendono su ogni singola attività e che aiuti nel contempo a favorire la concentrazione.

Fai attenzione alle distrazioni

Fermati un secondo a considerare il numero di app sul tuo smartphone e sul tuo laptop e, ovviamente, sui medesimi device dei membri del tuo team di lavoro. Cosa ti suggerisce la grande quantità di app? La necessità di essere sempre presente. Per darti qualche numero in merito, possiamo ricordarti che, secondo la maggior parte degli studi in materia, una persona controlla il telefono in media 150 volte al giorno.

Sì, hai capito perfettamente: 150 volte al giorno. Interessante a tal proposito è una frase di Charles Duigg che, nel suo ultimo libro Smarter, Better, Faster ricorda che “We’ve been staring at the tools of productivity – the gadgets and apps and complicated filing systems – rather than the lessons those technologies are trying to teach us“.

Secondo gli studi sulla produttività, interrompere una task significa impiegare altri 25 minuti almeno per riprendere il focus sul compito. Ecco perché è il caso di chiedersi se tutte le app presenti sullo smartphone o il laptop sono davvero utili ai fini della produttività.

Abbiamo davvero bisogno di tutte queste app?

La risposta in questo caso dipende dalla situazione. In molti casi è solo necessario usare meglio i tool già a disposizione. Per fare un esempio concreto è possibile citare la possibilità di programmare i messaggi da inviare su Gmail. In questo modo è possibile avere un impatto positivo sulla vita dei membri del proprio team, che non si sentono costretti a rispondere in momenti magari inopportuni.

Cosa pensi di questi consigli sulla produttività? Li applichi già? Ti aspettiamo nei commenti con il tuo punto di vista!