La gestione delle mail è un problema quotidiano di tantissimi manager e non solo. Da quando nella nostra vita sono entrati gli smartphone è cambiato completamente il modo in cui ci approcciamo ai messaggi mail, che possono rivelarsi anche fonte di stress.

Come gestire il tutto? Come evitare di rovinarsi l’umore e di alterare la produttività delle giornate lavorative? Ecco qualche rapido consiglio.

• Non utilizzare la mail per discutere di argomenti complessi: niente vale come l’interazione personale quando si tratta di discutere di argomenti complessi. Interagire via mail su questioni fondamentali dal punto di vista lavorativo, scrivendo magari messaggi molto lunghi, vuol dire perdere tempo e non dare la giusta importanza ad aspetti magari nodali per il successo dell’azienda.
• Manda le mail alle persone giuste: evita d’includere nelle mail le persone che non sono direttamente coinvolte in un determinato progetto.
• Disattiva le notifiche per qualche ora durante la giornata: scegliendo di disattivare le notifiche per qualche ora durante la giornata ti farai un regalo personale – non c’è davvero bisogno di controllare ogni singolo messaggio – e darai meno fastidio con gli alert a chi condivide il tuo stesso spazio di lavoro.
• Rendi chiaro il soggetto: quando spedisci una mail cura la chiarezza del soggetto, evitando termini generici come “incontro”, “domanda”, “progetto”. Scegliere questa impostazione vuol dire arrivare quasi a ‘mendicare’ l’apertura del messaggio a prescindere dalla situazione in cui il destinatario lo riceve.
• Evita di mandare messaggi a tarda notte o la mattina presto: non è da escludere a priori l’eventualità di lavorare fino a tardi o d’iniziare alle prime luci del mattino, ma il consiglio generale è quello di evitare di mandare mail a mezzanotte o alle sei del mattino. Il tuo team non deve essere disponibile 24 ore su 24.
• Cura il contenuto del messaggio: stile, tono, grammatica, call to action: questi elementi non devono mai essere trascurati quando si scrive una mail. Prima di premere il tasto invio rileggi il messaggio che hai scritto riga per riga, mettendo la stessa attenzione che dedicheresti a un pezzo pronto per essere pubblicato su un giornale.

La tecnologia ha cambiato radicalmente le nostre vite lavorative, ma ha anche contribuito ad aumentare lo stress. Tutti i problemi, come per esempio quello relativo alla gestione delle mail, possono però essere risolti con un po’ di impegno e grazie a qualche piccolo segreto pratico quotidiano.

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